Digitalizácia dokumentov a vyťažovanie dát
Prevedenie papierových dokumentov do bezpečnej a prístupnej digitálnej podoby
Hlavným prínosom digitalizácie/skenovania dokumentov do zabezpečených digitálnych súborov je vyššia efektivita v následnom procese práce s dokumentmi. Prístup k informáciám v digitálnej podobe je rýchly a jednoduchý bez ohľadu na to, kde sa užívateľ nachádza, Prichádzajúce poštové zásielky možno okamžite po naskenovaní distribuovať v digitálnej podobe. Zo štrukturovaných i neštrukturovaných papierových dokumentov možno technológiami OCR/ICR dát získavať automaticky a šetriť tak čas i náklady oproti manuálnemu spracovaniu. Digitálny archív zaručuje bezpečné uloženie dokumentov s okamžitým prístupom. Océ Business Services dokáže navrhnúť a implementovať najefektívnejšie riešenia.
Rýchlejší a jednoduchší prístup k dôležitým dokumentom a informáciám
Skenovanie znamená prevod dokumentov do elektronickej podoby, ktorá je okamžite prístupná koncovým užívateľom nech sa nachádzajú kdekoľvek. Digitalizácia, indexácia a využívanie štrukturovaného archívu významne prispieva k pružnejšiemu celo firemnému ukladaniu dokumentov a informácií. Dokumenty možno ukladať vo formátoch bežne používaných aplikácií alebo v štandardných formátoch pre výmenu dát, napríklad PDF, a to podľa potrieb organizácie alebo užívateľov.
Bezpečné uloženie dokumentov v štrukturovaných archívoch
Na rozdiel od tradičného zakladania papierových dokumentov do šanónov ponúkajú digitálne archívy rýchly štrukturovaný prístup k dokumentom, využitím jednoduchých vyhľadávacích aplikácií, prístupných z počítača užívateľa. Výsledná schopnosť rýchle získať a spracovať informácie výrazne prispieva k zlepšeniu firemných procesov. Digitálny archív tiež zvyšuje bezpečnosť: dokumenty ani po čase nestrácajú na kvalite a zálohy uložené mimo spoločnosť eliminujú riziko trvalej straty informácie obsiahnutej v dokumente.
Digitalizácia prichádzajúcich dokumentov výrazne urýchľuje distribúciu informácie k adresátovi
Naskenované dokumenty zjednodušujú užívateľom prístup k ich obsahu a naviac možno automaticky „presunúť" k tým pracovníkom, ktorí sa majú ich spracovaním zaoberať. Ilustračným príkladom môžu byť prichádzajúce poštovné zásielky. Miesto časovo náročné fyzickej distribúcie, ešte naviac s rizikom straty dokumentu „po ceste", možno priamo z podateľne prichádzajúcu korešpondenciu okamžite prideliť v digitálnej podobe pracovníkom kdekoľvek vo firme. Distribúciu možno efektívne spojiť s archiváciou a zaistiť opätovný prístup k dokumentu, kdekoľvek to bude treba.
Automatické vyťažovanie dát z dokumentov
Skenovanie dokumentov môže byť vstupnou fázou pre ďalšiu činnosť, súvisiacu so spracovaním dokumentov. Existuje veľká rada dokumentov, z nich je nutné väčšiu či menšiu časť informácií používať duplicitne v ďalších firemných systémoch a procesoch. Služby Océ Business Services dokážu pomocou najmodernejších OCR/ICR technológií a skúsených pracovníkov zaistiť vyťaženie informácií ako zo štrukturovaných, ale i celkom neštrukturovaných dokumentov, a tieto informácie vo forme dohodnutej dátovej podoby (formátu) ďalej exportovať do nadväzujúcich systémov ERP/CRM. Tieto služby sú efektívnym riešením pre každého zákazníka, ktorý dnes alokuje kapacity väčšieho množstva vlastných zamestnancov do problematiky manuálneho zakladania dát skôr vytvorených dokumentov.