Služby podateľne a distribúcia dokumentov
Správa prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov
Firemná podateľňa a súvisiace činnosti distribúcie dokumentov ponúkajú veľký priestor pre zdokonalenie. Zavedením nových technológií a zmenou pracovných postupov sme schopní dosiahnuť výrazných úspor v nákladoch priamo vo vašom kancelárskom prostredí, v procese distribúcie dokumentov a tiež personálnych nákladov na zabezpečenie samostatnej podateľne. Alebo na druhej strane dosiahnuť podstatne vyššiu kvalitu a pružnosť služieb - vyššej hodnoty pri rovnakom vynaložení finančných prostriedkov. Všetko je sprevádzané transparetnými nákladmi vrátane možnosti ich dynamického riadenia.
Optimalizácia služieb zavedenia nových technológií
Dnešný spôsob organizácie prichádzajúcich/odchádzajúcich dokumentov je oveľa viac, než len triedenie pošty a obálok. Existujú externí poskytovatelia poštových služieb, z ktorých si môžete vybrať, a nové technológie, ktoré zásadne menia spôsob manipulácie s dokumentmi. Napríklad skenovanie dokumentov do elektronickej pošty alebo do digitálnych archívov umožňuje elektronickú distribúciu, ktorá šetrí čas a eliminuje riziká straty dokumentu. Implementácia takýchto služieb umožňuje Océ Business Servicesu zvýšiť úroveň vašich služieb a minimalizovať náklady.
Od jednotkovej manipulácie k hromadnému direct mailu
Océ služby podateľne a distribúcia zaisťujú správu každodennej činnosti vašej podateľne: prichádzajúca pošta, pošta k odoslaniu a interná pošta. Zabezpečujeme tiež správny výber a organizáciu kuriérskych služieb. Služby Océ sa však nedotýkajú iba bežnej agendy podateľne, sme tiež schopní komplexne zaistiť vaše personalizované dokumenty alebo hromadnú zákaznícku korešpondenciu (grafický návrh, personalizáciu, výrobu predtlačených formulárov a príloh, tlač, kompletizáciu, obálkovanie, poštovú distribúciu.). Digitalizáciou prichádzajúcej pošty, pokiaľ to charakter zásielky umožní, pomôžeme vašim zamestnancom zlepšiť a zrýchliť prístup k dôležitým dokumentom.
Vplyv správneho riadenia prichádzajúcich dokumentov na ďalšie procesy
Po prevzatí správy podateľne/výpravne a distribučných činností s našimi klientmi spolupracujeme na optimálnom vyvážení úrovne služieb a nákladov. Problematika správnej organizácie spracovania dokumentov v podateľni má v praxi podstatný vplyv na nadväzné procesy práce s dokumentmi ďalej vo firme. V tomto prípade sa už dostávame do oblasti širšieho riešenia Document Management systémov obsahujúci zavedenie elektronického kolobehu dokumentov a digitálnej archivácie, prekračujúci rámec služby typu Podateľňa a distribúcia. Ale tiež v tomto prípade Océ ponúka konzultačné a realizačné služby zo svojho portfólia, ktoré zaistia návrh a dodávku takto komplexného projektu.
Optimálne využitie zdrojov a zdielanie činností
Zaistenie optimálneho využitia kapacity je kľúčovým faktorom riadenia nákladov. Preto optimalizujeme výkonnosť a flexibilitu trvalým vyhodnocovaním dostupných zdrojov. Využívame možnosti kombinovať úkoly, napríklad v podateľni a centrálnom tlačovom oddelení alebo v office managementu. To nám umožňuje účinne zvládať pracovný nápor v špičkách a zároveň zaistiť plné využitie zamestnancov i mimo nárazového obdobia.