Správa dokumentov a archivačné služby
Jednotný prístup k papierovej i digitálnej podobe dokumentov
Patálie s jednoduchou dostupnosťou potrebných informácií a dokumentov bráni zamestnancom v rade spoločností pracovať efektívne. K problémom najčastejšie dochádza v prípadoch, keď existujú obecné, neštrukturované archívy s veľkým objemom papierových dokumentov. V rámci Océ Správy dokumentov a archivačných služieb môžeme špecifikovať a následne implementovať riešenie digitálnej archivácie. ktorá okamžite sprístupní uložené informácie všetkým autorizovaným užívateľom. Bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú, a bez ohľadu na typ dokumentu.
Vnesieme rady do „chaosu" v dokumentoch
Tam, kde zamestnanci pracujú s málo štrukturovanými a nekoherentnými archivačnými systémami, ktoré obvykle obsahujú mix fyzických (papierových) a digitálnych formátov dokumentov, dochádza k časovým stratám a zníženiu produktivity práce kvôli patáliám pri vyhľadávaní a možnosti rýchle sa dostať k požadovaným dokumentom – informáciám.
Štrukturovaná a riadená archivácia mení informácie v aktíva
Ukladanie informácií do štrukturovaného archívu významne zvyšuje rýchlosť a jednoduchosť, s akou možno informácie získať. Zlúčením archívov, skôr udržovaných na úrovniach jednotlivých oddelení a pobočiek možno obsah sprístupniť všetkým kompetentným zložkám celej spoločnosti on-line. Tým sa informácie zmenia v aktívne položky, ktoré treba spracovať a opakovane používať. Vyhľadanie „enginy" umožňujú zamestnancom jednoducho a rýchle nájsť požadované položky.
Podpora zamestnancov na všetkých úrovniach a vo všetkých oddeleniach
Správne archivované dokumenty (informácie) prinášajú úžitok zamestnancom vo všetkých úrovniach, vo všetkých funkciách a vo všetkých oddeleniach. Pracovníci v kanceláriách môžu využívať osobné CD umožňujúce vyhľadávanie alebo zložky s digitalizovanými dokumentmi. Pracovníci obchodného oddelenia môžu archivovať a spracovať zmluvy a ponuky. Právnici môžu spoločne organizovať aktá. Pracovníci v oblasti riadenia ľudských zdrojov môžu metodicky ukladať informácie o zamestnancoch. Zamestnanci vo výrobe budú mať prístup k technickej dokumentácií a výrobným záznamom, kedykoľvek ich budú potrebovať.
Školenie zamestnancov k vytváraniu a používaniu digitálnych archívov
V rámci Océ Business Services zaškoľujeme zamestnancov v organizovaní tlačených, tiež digitálnych dokumentov a v ich prevode do jednoducho prístupných digitálnych archívov. Tieto archívy nahradia veľké objemy papierových dokumentov v zásuvkách a skrinkách a eliminujú viaceré straty času pri vyhľadávaní určitých položiek. Zamestnanci budú pracovať efektívnejšie a produktívnejšie, pretože budú mať okamžitý prístup k dokumentom a informáciám, ktoré potrebujú.